Eine agile Organisation funktioniert anders als herkömmliche Organisationsformen. Die kurzen Arbeitszyklen führen zu kleineren Ergebnissen, Produkte entstehen Stück für Stück. Die Qualität hat oberste Priorität und das Tempo ist trotzdem höher. Das hat Auswirkungen auf alle Bereiche einer Organisation – auch auf die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Dieses Puzzlestück agiler Organisationen wird in diesem Beitrag näher erläutert.

Projekte, die aus dem Ruder laufen

In Projekten, die lange dauern, steigt das Risiko mit der Dauer des Projektes. Dauert es viele Monate bis zum ersten, für den Kunden sichtbaren Ergebnis, ist das Risiko gross, dass dieses nicht (mehr) den Vorstellungen entspricht. Nun sind die Arbeiten aber ausgeführt und die Kosten aufgelaufen. Das Resultat: Das Projekt wird verlängert und Korrekturen angebracht – so richtig gut wird’s aber nie mehr. Am Ende kriegt der Kunde zu spät etwas zu teures, das er sich so nie vorgestellt hat.

Entscheidungskompetenz ermöglicht kurze Zyklen

Die agile Organisation beugt genau dieser Problemstellung vor. Einzelne Zellen sind in der Lage, die Marktbedürfnisse selbständig direkt zu erfüllen. Das Ziel ist eine maximale Team-Autonomie mit möglichst wenig Abhängigkeiten. Schnittstellen werden aufs Minimum reduziert und teure organisatorische Hindernisse entfernt. Entscheidungen werden von den Zellen selber gefällt. Das ist der eigentliche Grund, weshalb die Zyklen wesentlich verkürzt werden können (Wochen statt Monate). Damit bleibt das Team konstant lieferfähig und das Projekt kann leichtgewichtig  überwacht werden. Ergebnis: Das Projektrisiko sinkt.

Wie aber können Teams Entscheidungen selber fällen? Entscheidungen basieren auf Informationen und für Informationsaustausch braucht es Kommunikationskanäle und Kommunikationsplattformen. Im Wochentakt müssen alle wichtigen Informationen immer verfügbar sein.

Direkte Kommunikation sichert die Entscheidungsfähigkeit

Es ist ratsam, diese Kommunikations-Strukturen von Beginn an auf agil zu trimmen. Die üblichen Kommunikationskonzepte vom CEO zu Abteilungsleiter zu Teamleiter zum Team und umgekehrt sind komplett ungeeignet. Die vorhanden Plattformen wie Team- und Abteilungsmeetings ebenfalls. Die Kommunikationsschnittstellen führen zu verfälschten, zeitverzögerten Informationsständen bei den Teams. Somit versagt der Top-Down / Bottom-Up Ansatz bereits im Ansatz. Besser bewähren sich andere Formate. Zum Beispiel „Marktstände“, Brown-Bag Sessions, Social-Events oder Grossgruppen-Meetings. Es müssen also neue Plattformen kreiert werden. Die Kommunikationsform ist ein weiteres Element. Visuelle Mittel sind wertvoll, Zeichnungen und Bilder werden viel besser abgespeichert und sind klassischen Mitteln wie zum Beispiel Powerpoint weit überlegen. Auch Kanäle wie zum Beispiel Video-Aufzeichnungen können heute einfach und effizient genutzt werden, um noch mehr Menschen zu erreichen.

Ohne Wenn und Aber: Kommunikation erzeugt Verbindlichkeit

Ein zentrales Ziel der Agilität ist die Verbesserung der Verbindlichkeit in allen Bereichen des Unternehmens, auch bei den einzelnen Menschen. Kommunikation ist ein mächtiges Mittel, diese Verbindlichkeit zu erzeugen und vorzuleben. Die Kommunikationskultur muss hierfür in den meisten Unternehmen deutlich angepasst werden. Im Konjunktiv formulierte Aussagen haben genauso wenig Platz wie Sätze, die ein „aber“ enthalten. Denn: Wird etwas kommuniziert, dann ist das so gemeint und gilt – ohne Wenn und Aber.

Achtung: Die agile Kultur involviert die Menschen im gesamten Prozess. Das bedingt zwingend, dass sich kommunizierte Dinge mit dem Feedback wieder ändern können. Auch Feedback ist Kommunikation und muss eine direkte Wirkung haben. Das erzeugt eine Kultur der Verbindlichkeit. Man kommuniziert klar und eindeutig die Dinge, die wichtig sind, involviert dabei die Organisation, lässt Feedback zu und kommuniziert erneut.

Das Fazit

1. In agilen Unternehmen werden (kleine) Projektergebnisse in kurzen Zyklen (Wochen), iterativ zu den Kunden geliefert werden und erzielen sofort Wirkung.
2. In agilen Unternehmen werden (wichtige) Informationen in kurzen Zyklen (Wochen) iterativ in die gesamte Organisation verteilt und entfalten sofort Wirkung.

Der zweite Punkt ist die Basis für die Erreichung von Punkt eins. Aus diesem Grund sollte die Kommunikationskultur von Beginn an den agilen Grundsätzen angepasst werden.

Das Thema Kommunikation hat selbstverständlich noch viele Facetten, die den Rahmen dieses Beitrages sprengen. Expertenwissen dazu findest Du am einfachsten bei den „Agile Professionals“ von SPF Consulting.

Der Wecker klingelt. Alles ist dunkel. Ich schaue auf die Uhr und sehe eine unchristliche Zahl vorne stehen. Nun ist mir schlagartig klar: Ich muss aufstehen und in Bewegung kommen. Der Zug fährt bald. Heute gehts nämlich los. Wir von der agilen Gilde bei SPF Consulting sind den ganzen Tag unterwegs. Warum wir unterwegs sind und was wir erlebt haben, stelle ich dir in diesem Insight vor.

Begonnen hat alles vor ca. zwei Jahren. Wir in der agilen Gilde waren nicht zufrieden mit unserer Zielerreichung. Das bisherige System konnte nicht recht Wirkung entfalten. Was tut man also mit einem agilen Mindset im Kopf: Inspect & Adapt. Genau. In unseren regelmässigen Retrospektiven haben wir die Situation kritisch betrachtet und uns dann für ein neues System entschieden:

Objectives and Key Results (OKR)

Das Thema war uns bereits bekannt, doch selber hatten wir es noch nicht umgesetzt. Also haben wir uns vertieft mit dem Thema befasst und sogleich ein Experiment gestartet. Wir wollten uns nach OKR in den nächsten 3 Monaten ausrichten und die Wirkung prüfen. Mit jeder Retrospektive haben wir das OKR-System so adaptiert und angepasst, dass es für uns eine immer bessere Wirkung hatte.

Mittlerweile sind wir bei OKR-Zyklen von 4 Monaten und beschränken uns auf 2 Objectives. Wir haben festgestellt, dass mehr Objectives für uns zu einer Verzettelung führen. Haben wir ein Trimester erfolgreich auf unsere Ziele hin gearbeitet, dürfen wir uns mit einem “Chriesi-on-Top” belohnen 😀 .

Das “Chriesi-on-Top” ist etwas, wo wir als agile Gilde alle dahinter stehen können und für uns erstrebenswert ist. Am Ende eines Trimesters wird dann per Zufallsprinzip aus unserem “Chriesi-Topf” ein Element ausgewählt. Und hier kommt nun der Wecker ins Spiel…

Das “Chriesi-on-Top” vom letzten Trimester war ein Ausflug mit der Gilde. Aber kein gewöhnlicher Ausflug. Es sollte innerhalb eines Tages möglichst viele Fortbewegungsmittel benützt werden. So haben wir schon “frühmorgens” um 8:00 am Bahnhof Luzern mit dem Velo gestartet.

Das Wetter war noch hochneblig, zum Glück jedoch ohne Regen. Nach ca. 1 Stunde Fahrt sind wir in Hergiswil angekommen. Von dort gings dann zu Fuss hinauf zur Talstation “Alpschwänd”.

Die 300 Höhenmeter so früh am Morgen sind schon eine Herausforderung für uns “Büromuffel” . Doch nach der kurzen Gondelfahrt mit der Panoramabahn hinauf zur Bergwirtschaft Alpschwänd, wurden wir mit einem fantastischen Blick über die Bergwelt entlohnt.

Nach einer kleinen Stärkung gings schon wieder zu Fuss weiter zur nächsten Überraschung. Es wartet die Sommerrodelbahn Fräkigaudi. Das war in der Tat eine Gaudi. In vollem Karacho den Berg runter sausen liess in uns Kindheitserinnerungen erwachen. Wir waren alle happy.

Danach gings weiter mit der Panorama-Gondelbahn hinauf zum Pilatus. Der Blick vom Pilatus fasziniert jedes Mal erneut. Die Bergwelt rund um Luzern ist tatsächlich Postkarten-tauglich. Wer das noch nicht erlebt hat, dem empfehle ich dringend, dies nachzuholen. Mittagessen und obligates Selfie gehörte natürlich auch dazu.

Schon bald erklang der Ruf des “Reiseleiters”: “Witer gohts, am Halbi bim Gondeli.” Wie ein Kameltreiber wurden wir von einer Bahn zur nächsten “befördert”. Bei der Talfahrt wurde im Gondeli lautstark mitgesungen Tacchi – Gondeli . Dieser Ohrwurm kriegten wir danach nicht mehr aus dem Kopf 🤪.

In Kriens angekommen gings auch schon weiter mit der “Sonnenbergbahn” (eine Standseil-Pendelbahn) auf den Sonnenberg für einen kurzen Apéro. Bald schon erschallte wieder der Ruf des “Kameltreibers” und wir mussten wieder runter nach Kriens. Natürlich wieder mit der Sonnenbergbahn.

Nach einer kurzen Fahrt mit dem Bus zum Bahnhof Luzern bestiegen wir das Schiff nach Kehrsiten. Der April machte sich ein wenig bemerkbar. Ohne Sonne und mit Fahrtwind im Gesicht wurde es jedoch relativ kühl. Da hilft nur gute Kleidung.

Oder man sitzt in der Mitte wo es nicht windet 🤣.

In Kehrsiten angekommen, hiess es umsteigen zur Bürgenstock-Bahn. Dann hoch zum Bürgenstock und mit etwas Fussweg haben wir als Zieldestination das Gasthaus Trogen erreicht. Ein wunderbares Essen in heimeliger Atmosphäre entlohnte uns von den Strapazen des Tages.

Sogar Petrus meinte es nochmals gut und belohnte uns mit einem schönen Sonnenuntergang in idyllischer Umgebung. Das war ein gelungener Ausflug. Wir durften neue Transportmittel und Orte erleben. Zusammengezählt haben wir 17 unterschiedliche Transportmittel verwendet, inklusive An- und Abreise. Haben viel gelacht und über Gott und die Welt geplaudert. Dabei sind unser Kernthema, nämlich die Weiterentwicklung und Stärkung von agilen Teams natürlich nicht zu kurz gekommen.

Wir freuen uns schon auf unser nächstes “Chriesi” und geben Vollgas, damit wir es auch tatsächlich erreichen.

Wenn du wissen willst, wie wir das Thema OKR im Detail bei uns einsetzen, so nimm mit uns Kontakt auf und wir werden dir die Systematik und die Umsetzung erläutern. Wir freuen uns über dein Feedback.