Business Agility

Eine agile Organisation funktioniert anders als herkömmliche Organisationsformen. Die kurzen Arbeitszyklen führen zu kleineren Ergebnissen, Produkte entstehen Stück für Stück. Die Qualität hat oberste Priorität und das Tempo ist trotzdem höher. Das hat Auswirkungen auf alle Bereiche einer Organisation – auch auf die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Dieses Puzzlestück agiler Organisationen wird in diesem Beitrag näher erläutert.

Projekte, die aus dem Ruder laufen

In Projekten, die lange dauern, steigt das Risiko mit der Dauer des Projektes. Dauert es viele Monate bis zum ersten, für den Kunden sichtbaren Ergebnis, ist das Risiko gross, dass dieses nicht (mehr) den Vorstellungen entspricht. Nun sind die Arbeiten aber ausgeführt und die Kosten aufgelaufen. Das Resultat: Das Projekt wird verlängert und Korrekturen angebracht – so richtig gut wird’s aber nie mehr. Am Ende kriegt der Kunde zu spät etwas zu teures, das er sich so nie vorgestellt hat.

Entscheidungskompetenz ermöglicht kurze Zyklen

Die agile Organisation beugt genau dieser Problemstellung vor. Einzelne Zellen sind in der Lage, die Marktbedürfnisse selbständig direkt zu erfüllen. Das Ziel ist eine maximale Team-Autonomie mit möglichst wenig Abhängigkeiten. Schnittstellen werden aufs Minimum reduziert und teure organisatorische Hindernisse entfernt. Entscheidungen werden von den Zellen selber gefällt. Das ist der eigentliche Grund, weshalb die Zyklen wesentlich verkürzt werden können (Wochen statt Monate). Damit bleibt das Team konstant lieferfähig und das Projekt kann leichtgewichtig  überwacht werden. Ergebnis: Das Projektrisiko sinkt.

Wie aber können Teams Entscheidungen selber fällen? Entscheidungen basieren auf Informationen und für Informationsaustausch braucht es Kommunikationskanäle und Kommunikationsplattformen. Im Wochentakt müssen alle wichtigen Informationen immer verfügbar sein.

Direkte Kommunikation sichert die Entscheidungsfähigkeit

Es ist ratsam, diese Kommunikations-Strukturen von Beginn an auf agil zu trimmen. Die üblichen Kommunikationskonzepte vom CEO zu Abteilungsleiter zu Teamleiter zum Team und umgekehrt sind komplett ungeeignet. Die vorhanden Plattformen wie Team- und Abteilungsmeetings ebenfalls. Die Kommunikationsschnittstellen führen zu verfälschten, zeitverzögerten Informationsständen bei den Teams. Somit versagt der Top-Down / Bottom-Up Ansatz bereits im Ansatz. Besser bewähren sich andere Formate. Zum Beispiel „Marktstände“, Brown-Bag Sessions, Social-Events oder Grossgruppen-Meetings. Es müssen also neue Plattformen kreiert werden. Die Kommunikationsform ist ein weiteres Element. Visuelle Mittel sind wertvoll, Zeichnungen und Bilder werden viel besser abgespeichert und sind klassischen Mitteln wie zum Beispiel Powerpoint weit überlegen. Auch Kanäle wie zum Beispiel Video-Aufzeichnungen können heute einfach und effizient genutzt werden, um noch mehr Menschen zu erreichen.

Ohne Wenn und Aber: Kommunikation erzeugt Verbindlichkeit

Ein zentrales Ziel der Agilität ist die Verbesserung der Verbindlichkeit in allen Bereichen des Unternehmens, auch bei den einzelnen Menschen. Kommunikation ist ein mächtiges Mittel, diese Verbindlichkeit zu erzeugen und vorzuleben. Die Kommunikationskultur muss hierfür in den meisten Unternehmen deutlich angepasst werden. Im Konjunktiv formulierte Aussagen haben genauso wenig Platz wie Sätze, die ein „aber“ enthalten. Denn: Wird etwas kommuniziert, dann ist das so gemeint und gilt – ohne Wenn und Aber.

Achtung: Die agile Kultur involviert die Menschen im gesamten Prozess. Das bedingt zwingend, dass sich kommunizierte Dinge mit dem Feedback wieder ändern können. Auch Feedback ist Kommunikation und muss eine direkte Wirkung haben. Das erzeugt eine Kultur der Verbindlichkeit. Man kommuniziert klar und eindeutig die Dinge, die wichtig sind, involviert dabei die Organisation, lässt Feedback zu und kommuniziert erneut.

Das Fazit

1. In agilen Unternehmen werden (kleine) Projektergebnisse in kurzen Zyklen (Wochen), iterativ zu den Kunden geliefert werden und erzielen sofort Wirkung.
2. In agilen Unternehmen werden (wichtige) Informationen in kurzen Zyklen (Wochen) iterativ in die gesamte Organisation verteilt und entfalten sofort Wirkung.

Der zweite Punkt ist die Basis für die Erreichung von Punkt eins. Aus diesem Grund sollte die Kommunikationskultur von Beginn an den agilen Grundsätzen angepasst werden.

Das Thema Kommunikation hat selbstverständlich noch viele Facetten, die den Rahmen dieses Beitrages sprengen. Expertenwissen dazu findest Du am einfachsten bei den „Agile Professionals“ von SPF Consulting.